Ваш психолог. Работа психолога в школе.

Тайм-менеджмент

«Время - деньги» - часто приходиться слышать от людей, занимающихся бизнесом. Но это не совсем так: время дороже денег. Правильно потраченные деньги могут к Вам вернуться с лихвой и принести прибыль. Временные же потери не возобновимы. Мы никогда не вернем часы и минуты безделья, и, как бы нам того не хотелось, в сутках всегда будет только 24 часа. Каждое мгновение неумолимо сокращает ту материю, из которой соткана наша жизнь – Время. И первое, что необходимо сделать – это признать, что время уходит, хотим мы того или нет. Но в наших силах сделать так, чтобы оно не просачивалось сквозь пальцы. Жить так, «чтобы потом не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы». Для русского менталитета очень свойственно пренебрежительное отношение ко времени: нам нравиться бездельничать, валять Ваньку, а то и вовсе мы предлагаем близким «убить время».

Но современный мир стремителен и беспощаден к тем, кто не успевает за его скоростью. «Время сжимается» - писал Карл Ясперс, и мы это можем только констатировать. Будущее за теми, кто успевает все: у кого хватает времени на работу, семью и отдых. И лишь те, кто с молодых лет научится бережно относиться к своему и чужому времени, кто сможет найти собственные механизмы управления временными ресурсами, сможет Завтра удержаться на плаву. Так что, без преувеличения можно сказать, что тайм-менеджмент (что в переводе с английского означает «управление временем») – это ключи к завтрашнему успеху.

Тренинг по тайм-менеджменту «Время в Вашей власти»

Цель: формирование навыка управления собственными временными ресурсами
Целевая группа: 14-17 лет; общее число участников – 10-20 человек.
Продолжительность тренинга – 2 часа 30 минут.

Программа тренинга
Составление правил тренинга (закон 00:00; правило поднятой руки; правило «STOP!»; правило «Здесь и Сейчас» и др.)

Упражнение 1. Знакомство.
Каждому участнику предлагается назвать свое имя и закончить фразу «Свободное время – это …»
Тренер: «Время у нас не в большом почете, особенно в молодости. Одно  выражение  «убить  время»  чего  стоит.  Но  рано  или  поздно  это случается: человек оглядывается назад на прожитую жизнь, и понимает, что большая часть его жизни уже в прошлом, и так много не сделано, не прожито, столько времени убито просто так, от нечего делать. И человек решает поменять свою жизнь, начать жить в полную силу… но понимает, что этого он не умеет, что «убивать время» стало его образом жизни… К сожалению, описанная мной картина, довольно часто встречается в нашей жизни. Но вы – молоды и даже, если сейчас вы еще не умеете и не хотите ценить свое время, то мы это сможем поправить. Добро пожаловать на тренинг по тайм-менеджменту «Время в Вашей власти»!»

Упражнение 2. Временная трансспектива.
(Идея данного упражнения взята из методического пособия А.К. Лукиной «Сборник профориентационных игр, викторин, конкурсов в помощь профконсультанту для проведения профориентационных мероприятий», Красноярск, 2004. – с.19.)
Необходимые материалы: листы бумаги, ручки по числу участников тренинга.
Тренер: «Постарайтесь представить свою жизнь, подумайте о своем понимании времени и изобразите в виде кругов прошлое, настоящее и будущее».
Никаких дополнительных инструкций не дается. Участникам предлагается самим посмотреть на свои рисунки, оценить соотношение (по площади, расположению, связности) представлений о времени и записать эти размышления.
После этого участникам предлагается представить всю свою жизнь, от рождения до смерти, и выделить из нее 5 самых важных событий, неважно, из прошлого, настоящего или будущего. Это обстоятельство нужно повторить несколько раз, потому что у участников часто бывают вопросы, связанные с будущим (как о нем писать, ведь оно же ещё не случилось?). Второе, что нужно подчеркнуть – необязательность соблюдения последовательности событий – как вспомнилось (представилось) – так и писать. Записывать события нужно в столбик, одно под другим, оставляя справа около 5 см для последующего анализа. Важно еще сказать, что пишут это участники для себя, никто их записей читать не будет, поэтому можно быть предельно искренним. На выполнение этого задания дается 5 минут.
Через 5 минут тренер говорит: «Представили? Записали? А теперь напрягитесь еще раз и представьте (вспомните) еще 5 событий и также запишите их ниже в столбик».
После этого участниками предлагается справа от событий сделать 4 узких столбца для анализа собственной жизни (см. Приложение 1).
В первом столбце участникам предлагается оценить удаленность каждого события от настоящего: записать со знаком «+n» события будущего , где n – количество    лет через которое это событие произойдет, и «-n» - события прошлого, где n - сколько лет назад это событие произошло. Подсчитав арифметическую сумму всех событий, мы можем определить «психологический возраст» автора, ориентацию его на прошлое или на будущее.
Во втором столбце участникам предлагается оценить «качество» этих событий для себя – от +5 до –5, где +5 – это очень радостное, приятное событий, а -5 самое неприятное событие в жизни человека. Подсчитав арифметическую сумму, мы также можем определить степень оптимизма участника.
В третьем столбце участников просят буквой отметить причину или источник события: Я – это если причина события – собственные действия участника, Д - другие люди, и С – случай. Так можно определить преобладающий локус контроля.
И, наконец, в последнем столбце можно проанализировать содержание событий: Р - работа, профессия, Л – личная жизнь, С - семья, О – общественные события и т.д. У одного события может быть несколько обозначений. Таким образом, можно определить, в каких именно сферах протекает основная жизнь человека.
Тренер: «Прежде, чем мы обсудим полученные результаты, я вас попрошу выполнить следующее упражнение, направленное на определение жизненных целей».

Упражнение 3.
Жизненные цели.
(Идея данного упражнения взята из книги Фрейджер Р., Фейдимен Д. «Личность: теории, эксперименты, упражнения». СПб., 2002. – с. 128.)
Возьмите 4 листа бумаги. На первом напишите: «Каковы мои цели в жизни?». И сейчас у вас 2 минуты на то, чтобы ответить на этот вопрос. Пишите все, что приходит Вам в голову, каким бы общим, тривиальным это не казалось. Вы можете включать сюда личные, семейные, карьерные, общественные и духовные цели.
По окончанию двух минут тренер говорит: «А теперь у вас есть еще 2 минуты, чтобы просмотреть получившийся список и сделать дополнения и исправления». По окончанию отведенного времени участники откладывают первый лист и берут второй, на котором пишут: «Как бы я хотел провести следующие три года?». На заполнение этого листа также дается вначале две минуты, а по их окончанию, тренер дает еще две минуты на внесение изменений и дополнений. Отложив второй лист, на третьем участники пишут: «Если бы я знал, что мне осталось жить 6 месяцев, начиная с сегодняшнего дня, как бы я их прожил?». И снова участником дается 2 минуты и еще 2 минуты на то, чтобы проверить список. Третий лист также откладывается в сторону.
Тренер: «А теперь возьмите четвертый лист и выпишите на него 3 цели, которые считаете наиболее важными из всех перечисленных. Сравните все четыре   списка.   Есть   ли   темы,   проходящие   красной   нитью   через   все разнообразие ваших желаний? Соотносима ли ваша повседневная жизнь и те цели, которые вы написали?»
Обратная связь и групповая дискуссия
Тренер: «Какие мысли, ощущения у вас появились после выполнения двух последних упражнений. Можете ли кратко, одним предложением, резюмировать полученные результаты? Нужны ли человеку жизненные цели или лучше жить сегодняшним днем, чтобы все шло так, как само идет?»
Тренер: «Целеполагание является основой тайм-менеджмента. Если человек не ставит перед собой цели, то он не знает в каком направлении ему двигаться, а следовательно и управление временными ресурсами становится подобным вождению автомобиля с завязанными глазами. Для того, чтобы правильно распределять временные ресурсы, прежде всего, необходимо понять для чего они вам нужны. И первым шагом на пути к личной эффективности мы сделаем прямо сейчас. Возьмите две картонки и, ориентируясь на уже проделанные упражнения, напишите на первой из них свои жизненные цели (столько, сколько считаете нужным!), а на второй -стратегические цели на текущий год в соответствии с жизненными целями. Эти картонки вам надо будет вклеить в свой ежедневник и обращаться к ним с той периодичностью, которая обеспечит их учет в каждодневном планировании. Время на выполнение этого задания - 7 минут».
Тренер: «Теперь, когда мы сделали первый шаг и определились с жизненными целями, можно делать второй - и это планирование. Безусловно, многие из вас стараются планировать свой день: кто-то ведет ежедневник, другие - надеются на свою память. Но практика показывает, что большая часть людей, даже тех, которые занимаются собственным бизнесом или находятся на ответственном посту, совершает серьезные ошибки при планировании собственного дня. Итак, в чем же эти ошибки и как их избежать. Несколько практических рекомендаций по планированию».

Практические рекомендации: планирование дня.

1. При планировании дня следует разбивать все события на «жесткие», привязанные к строго определенному, заранее известному времени (к примеру, занятия в школе) и «гибкие» - те, которые необходимо выполнить в этот день, но не принципиально в какое время (допустим, выучить отрывок из «Евгения Онегина»);
2. Не пытайтесь «загрузить» 100% времени - подобный план обречен на провал, обязательно найдутся какие-нибудь внезапные незапланированные дела, которые разрушат всю остальную цепочку событий. Между жесткими событиями старайтесь делать временные промежутки (еслишкола заканчивается в 14:00, то тренировка не может начинаться в то же самое время, даже если вам не надо тратить время на дорогу!). На жесткие задачи отводите не более 70% своего дня.
3. Помните, что срочное - не всегда важное! В тайм-менеджменте получила большое распространение Матрица Эйзенхауэра. Согласно этой матрице, все дела разбиваются на 4 квадрата: 1- срочные и важные, 2 -важные, но не срочные, 3 - срочные, но не важные, 4 - не важные и не срочные. Каждый раз, когда перед вами возникает новая задача, постарайтесь оценить ее по данным характеристикам и, возможно, она отпадет сама собой.
4. Не устраивайте временные завалы: «ешьте лягушек и слонов» каждый день! «Лягушкой» в тайм-менеджменте принято называть мелкое, не требующее особых временных затрат, но неприятное и откладываемое дело (поменять батарейки в настенных часах, отнести в мастерскую зимние сапоги, позвонить тете…). На выполнение такого дела нужно совсем немного времени, но в силу каких-то причин оно нам неприятно, и мы о нем то и дело «забываем». В итоге у нас появляется целая гора «лягушек»! Выпишите себе в ежедневнике или блокноте всех имеющихся на сегодняшний день лягушек и заведите правило есть каждое утро по лягушке, не приступая к другим делам. Скоро от завалов не останется и следа! Другое дело «слон» - это огромная длительная задача, для выполнения которой нужно каждый день делать небольшой шаг. «Слон» -это изучение иностранного языка, написание проекта, снижение веса, подготовка выпускного… Для того, чтобы успешно разделаться со «слоном», надо каждый день «съедать по небольшому бифштексу».

Упражнение 4. Съесть слона.
Необходимые материалы: рисунки слонов по количеству участников, ручки.
Тренер: «А теперь давайте потренируемся над поеданием слонов. Для начала каждому из вас надо вспомнить, какое у него есть большое неповоротливое дело, которое нужно делать, но е знаешь с чего начать и как к нему подступить. Это и будет вашим слоном. А теперь начинайте смело разделывать слона на бифштексы: какие небольшие дела из этой огромной задачи можно выполнять каждый день? На выполнение этого упражнения у вас 7 минут».
Обратная связь: легко ли было выполнить данное упражнение? В чем были трудности? Сколько «бифштексов» у вас получилось, как думаете, получится ли за столько дней разделаться с этим делом?

Упражнение 5.
Необходимые материалы: листы бумаги, ручки
Тренер: «С тем, как надо планировать грядущий день мы немного разобрались, а теперь, чтобы мы могли идти дальше, давайте выполним следующее упражнение: возьмите лист бумаги и распишите ваш вчерашний день по минутам, начиная с того момента как вы проснулись и, заканчивая, тем, как легли спать. На выполнение этого задания у вас 7 минут».
Обратная связь: удалось ли вспомнить весь день поминутно? Были ли сложности?

Работа с раздаточным материалом: воры времени.
Необходимые материалы: распечатанные списки «воров времени» по количеству участников, стикеры двух цветов (из расчета: 5 стикеров каждого цвета на одного участника), ручки; лист блокнота на флипчарте с надписью «Воры времени», маркеры.
Тренер: «Очень часто людям трудно припомнить то, что они делали, потому что помимо основного дела их время уходит на мелкие отвлечения, так называемые воры времени. Посмотрите на список воров времени, предложенный классиком тайм-менеджмента Лотаром Зайвертом. Выделите из этого списка 5 «поглотителей времени», наиболее характерных для вас и постарайтесь придумать еще столько же, не указанных в предложенном списке. Напишите каждого «вора времени» на отдельном стикере: 5 «воров времени», описанных Зайвертом на желтых ситкерах, 5, придуманных вами – на розовых. Приклейте ваши стикеры на флипчарт под надпись «Воры времени»».
После того как участники справятся с данным заданием, тренер объединяет одинаковые или схожие по смыслу «поглотители времени», подсчитывает результаты и оглашает их участникам.

Групповая дискуссия: как избавиться от «воров времени»
Какие методы борьбы с «ворами времени» применяют участники, какие еще могут быть способы?

Практические рекомендации: хронометраж
Тренер: «В тайм-менеджменте для увеличения контроля над потерей времени и устранения «поглотителей времени» используется хронометраж -техника учета и анализа расходов времени. Провести хронометраж нетрудно: возьмите для этого любой блокнот, который вам будет удобно носить с собой. С самого утра фиксируйте в этом блокноте все, что делаете в течение дня и время, которое на это затрачиваете. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса – час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Человек так устроен, что стоит ему начать фиксировать некий количественный показатель, как этот показатель сам начнет изменяться в лучшую сторону. Расход времени на поглотители начнет снижаться, а на приоритетные задачи – увеличиваться. Идея понравилась, но не уверены, что сможете побороть свою лень и действительно вести учет потраченному времени? Тогда следующее упражнение, идея которого изложена классиком отечественного   тайм-менеджмента   Глебом   Архангельским   в   его   статье
«Хронометраж:   система   персонального   управленческого  учета»,  сможет поправить ситуацию!»

Упражнение-мотиватор. Календарик-пинарик (см. Приложения)
Необходимые материалы: листы бумаги по количеству участников, ручки.
В центре листа, так, чтобы сверху и снизу осталось немного места (5-6 см будет достаточно), напишите календарь на текущий месяц начиная с сегодняшнего дня. Теперь сверху напишите годы: начиная от года вашего рождения и заканчивая текущим. А снизу, под календарем текущего месяца, годы, начиная со следующего и заканчивая 2050-2070, в зависимости от вашего возраста, образа жизни и уровня оптимизма.
Готово? А теперь самое интересное: начинайте зачеркивать верхнюю линейку годов, воспроизводя с каждым зачеркиванием в своей памяти светлые и теплые воспоминания, связанные с этим этапом жизни. Получилось? Немного грустно, я знаю. А теперь задание на дом: каждый день, проснувшись, зачеркивайте половину дня в календаре на текущий месяц, а вечером – оставшуюся половину. Вот увидите, через неделю вы захотите вести хронометраж и бережно относиться к самому ценному, что у нас есть – нашему времени!»
Завершение тренинга.
Круг вопросов для завершающей дискуссии: какие мысли, ощущения появились после тренинга, хочется ли что-то поменять в своей жизни, что было наиболее интересным и полезным?

Приложения

Приложение 1.
В помощь тренеру: пример заполнения таблицы к упражнению «Временная трансспектива»

Приложение 2.
Список воров времени, предложенный Л. Зайвертом:

1. нечеткая постановка целей;
2. отсутствие приоритетов;
3. попытка слишком много сделать за один раз;
4. неполное представление о текущих задачах и путях их решения;
5. плохое планирование трудового дня;
6. личная неорганизованность, бумажные завалы;
7. чрезмерное чтение;
8. скверная система документооборота;
9. недостаток мотивации, лень; поиск плохо хранящейся информации (адресов, телефонов); недостатки кооперации или разделения труда; случайные телефонные звонки; незапланированные посетители; неспособность сказать нет; неполная, запоздалая информация; отсутствие самодисциплины; неумение довести дело до конца; отвлечение (шум и т. п.); затяжные совещания;

плохая подготовленность к совещаниям, беседам и т. п.; отсутствие коммуникаций или неточная обратная связь; болтовня на частные темы; излишняя коммуникабельность; чрезмерные деловые записи; привычка откладывать на потом; желание все узнать подробно; длительные ожидания; спешка, нетерпение, чрезмерная суетливость.

Приложение 3.

Образец календарика-пинарика (слово образовано от глагола «пинать», т.е. побуждает к активным действиям)
1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Ноябрь 2017
ПН     ВТ    СР    ЧТ    ПТ    СБ    ВС 16      17     18   19
20    21      22      23      24     25   26
27    28      29     30

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023
2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 2036 2037
2038 2039 2040 2041 2042 2043 2044 2045 2046 2047 2048 2049 2050 2051
2052 2053 2054 2055 2056 2057 2058 2059 2060

Советуем почитать:

1. Азарова О. Тайм-менеджмент за 30 минут. Ростов-на-Дону, 2007.
2. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать. М., 2009.
3. Архангельский Г.А. Хронометраж: система персонального управленческого учета.
4. Васильченко Ю.Л., Таранченко З.В., Черныш М.Н. Самоучитель по тайм-менеджменту. СПб., 2007.
5. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. СПб., 2004.
6. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. СПб., 2006.

Источник: Левшина А.А. Тренинг под ключ: психологические тренинги для подростков и молодежи. – Ульяновск: Зебра, 2017. – 125 с.