Ваш психолог. Работа психолога в школе.

5.1. Сущность и роль функции целеполагания в процессе управления

Целеполагание — один из важных компонентов управленческой деятельности и общего функционирования организаций. Оно является основной функцией руководителя, этапом управленческой деятельности и ее структурным компонентом. Целеполагание — это формулировка или выбор цели функционирования организации, а также ее конкретизация на согласованные между собой подцели. Трактовка целеполагания неоднозначна.

С одной стороны, признается его определяющая роль в управленческой деятельности и в общем функционировании организации. Подчеркивается, что наличие обоснованных, перспективных целей организации — главное условие ее функционирования, а способность руководителя к их постановке — одно из важных управленческих качеств. С другой стороны, функция целеполагания обычно не выделяется в качестве самостоятельной, а рассматривается как часть другой функции — планирования. Вместе с тем и по своему содержанию, и по роли в управлении целеполагание является управленческой функцией, пронизывающей всю деятельность руководителя [33].

В психологии управления цель рассматривается в качестве системообразующего фактора организаций. Это означает, что именно цель определяет общую направленность деятельности организации, регулирует существующие в организации взаимосвязи между ее компонентами, а также интегрирует их в согласованную систему. Цель выступает основой для выработки наиболее важных, стратегических решений в организации, определяет содержание планирования. Содержание целей определяет и общий имидж организации. Цели определяют главные приоритеты функционирования организации. Реализация функции целеполагания начинается с определения наиболее общей цели организации, являющейся основой для всей ее деятельности. Для характеристики этой наиболее общей цели используются понятия «философия компании», «политика фирмы» и чаще всего «миссия организации».

5.2. Миссия организации

Миссия детализирует статус организации, декларирует ее главные задачи и определяет общие направления ее деятельности и руководства ею. Существуют широкое и узкое понимания миссии. В случае широкого понимания миссия рассматривается как констатация философии и предназначения, смысла существования организации. В философии организации проявляются ценности, верования и принципы, в соответствии с которыми организация намеревается осуществлять свою деятельность. Предназначение определяет действия, которые организация намеревается осуществлять. Философия организации обычно редко меняется. Миссия может меняться в зависимости от глубины изменений, которые могут проходить в организации и в среде ее функционирования.
При узком понимании миссия рассматривается как сформулированное утверждение относительно того, для чего или по какой причине существует организация. То есть миссия рассматривается как утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобных. Правильно сформулированная миссия несет в себе что-то, что делает ее уникальной, и характеризует ту организацию, в которой она была выработана.
Основными группами людей, чьи интересы должны быть учтены при определении миссии, являются:
— собственники организации;
— сотрудники организации;
— покупатели продукта организации [13].
На содержание миссии также оказывают влияние характеристики организации:
— целевые ориентиры организации, отражающие то, на решение каких задач направлена деятельность организации, и то, к чему стремится организация в своей деятельности в долгосрочной перспективе;
— сфера деятельности организации, отражающая то, какой продукт организация предлагает покупателям, и то, на каком рынке организация осуществляет реализацию своего продукта;
— философия организации, находящая проявление в тех ценностях и верованиях, которые приняты в организации;
— возможности и способы осуществления деятельности организации, отражающие то, в чем сила организации, в чем ее отличительные возможности для выживания в долгосрочной перспективе, каким способом и с помощью какой технологии организация выполняет свою работу, какие для этого имеются ноу-хау и передовая техника;
— особенности имиджа, которым обладает организация; при правильном формулировании миссии в ней будет ясно отражен тот имидж, которым обладает организация.

Что же дает миссия для деятельности организации?
1. Миссия дает субъектам внешней среды общее представление о том, что собой представляет организация, к чему она стремится, какие средства она готова использовать в своей деятельности, какова ее философия, способствует формированию или закреплению определенного имиджа организации в представлении субъектов внешней среды.
2. Способствует формированию единения внутри организации и созданию корпоративного духа (делает ясными для сотрудников общую цель, предназначение существования организации, способствует тому, что сотрудники могут легче установить идентификацию своей персоны с организацией, способствует установлению определенного климата в организации).
3. Миссия создает возможность для более эффективного управления организацией в силу того, что она:
— является базой для установления целей для организации, помогает выработке стратегии организации;
— задает стандарты для распределения ресурсов организации, создает базу для оценки использования ресурсов в процессе функционирования организации;
— расширяет для работника смысл и содержание его деятельности.
Миссия задает основные направления движения организации. Очень важно формулировать миссию предельно ясно для того, чтобы она была легко понятна всем субъектам, взаимодействующим с организацией, в особенности членам организации. Считается, что в качестве миссии организации не должно формулироваться получение ею прибыли. Миссия должна включать формулировку более общих, социально значимых целей. Кроме того, миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы; наоборот, они сами должны определяться миссией.
Таким образом, миссия организации является своеобразным фундаментом для последующей реализации функции целеполага- ния — для формулировки основных целей и задач организации.

5.3. Типология целей организации

Одним из главных параметров системы целей организации является их иерархичность. Общие цели должны быть конкретизированы в целях основных ее структурных подразделений. Поскольку эти подразделения также включают различные структуры (например, отделы, филиалы), то возникает еще один уровень целей. Подобное дробление целей имеет место вплоть до уровня отдельного члена организации — исполнителя, деятельность которого также должна иметь четкую цель. Цели индивидуальной деятельности каждого исполнителя должны быть согласованы с целями более высоких уровней и иерархически им соподчинены. Таким образом, цели классифицируются по их иерархическому статусу на четыре основных типа: цели руководства высшего, среднего и низшего уровней управления, а также индивидуальные цели исполнителей.
По признаку их отнесенности к тому или иному основному структурному подразделению цели разделяются на производственные, финансовые, кадровые, инновационные, исследовательские, административные.
Другое основание классификации целей базируется на функциональном критерии и характеризует в основном деятельность руководителя. При реализации им каждой из основных управленческих функций он формулирует те или иные цели («принять решение», «проконтролировать», «организовать», «мотивировать»). То есть цели соотносятся с определенной управленческой функцией, а система этих функций выступает основанием для еще одной типологии целей.
Классификация по критерию временной перспективы предполагает выделение долгосрочных (перспективных), среднесрочных и краткосрочных целей. Долгосрочные цели — от пяти лет; среднесрочные — от года до пяти лет; краткосрочные — до года. Между этими группами целей существуют иерархические отношения соподчинения. Более отдаленные цели занимают более высокий иерархический уровень, определяя собой цели нижележащих уровней.
Долгосрочные цели (1-й уровень) определяют среднесрочные цели (2-й уровень), которые, в свою очередь, определяют краткосрочные цели (3-й уровень).
В большинстве случаев временная классификация целей тесно связана с классификацией целей по критерию их значимости. В этом отношении выделяются три основных типа целей — стратегические, тактические и оперативные.
Цели подразделяются также на две обобщающие группы — внешние и внутренние цели организации. Типичным примером первых являются «адаптация к конъюнктуре рынка», «создание своего потребителя»; вторых — «максимизация прибыли» или «стабилизация оптимальной внутриорганизационной среды».
Цели организаций классифицируются и по признаку очередности их реализации, приоритетности. В этом плане принято различать три группы целей: особо приоритетные (неотложные) — первоочередные, так называемые горячие, приоритетные и отсроченные (не актуальные на данный момент).
Существует классификация целей на количественные и качественные. Первые допускают формулировку в измеримом виде и предполагают поэтому наличие четких, однозначных критериев их достижимости. Вторые менее строги в плане их задания, но очень часто могут быть более значимыми в плане своего содержания. Примером количественных целей может быть «увеличение рентабельности в предстоящем году на 10 %», а качественных целей — «проведение локальной структурной реорганизации административного аппарата».
Процесс функционирования организационных систем управления обычно характеризуется большим числом повторяющихся стереотипных целей. В связи с этим цели организации принято разделять на стереотипные (повторяющиеся) и адаптационные (разовые).
Цели организации подразделяются по признаку их приуроченности к той или иной стадии жизненного цикла организации. Эта классификация включает четыре категории целей: цели, связанные со стадией проектирования и создания системы управления; цели, связанные со стадией развития (роста) системы; цели, связанные со стадией зрелого стабильного, устойчивого функционирования; цели, связанные со стадией завершения жизненного цикла системы.
В зависимости от числа лиц, к которым относятся цели, различают глобальные (общеорганизационные), локальные (групповые) и индивидуальные цели.
По четкости и определенности их постановки цели делят на структурированные (четкие) и неструктурированные (размытые) цели. Классификация целей представлена в табл. 2.

Таблица 2
Классификация целей

Все рассмотренные типы целей организации и руководителя тесно взаимосвязаны. Они интегрируют всю совокупность целей организации в определенную систему, которая обозначается понятием сети целей организации.

5.4. Правила постановки цели. Методы

Цели становятся инструментом управления, когда они:
— определены и сформулированы;
— известны персоналу;
— приняты работниками управления.
Целям присущи следующие свойства:
— соподчиненность, т. е. цели подсистем вышестоящего уровня обусловливают цели подсистем нижестоящего уровня (практический вывод — цели должны формироваться сверху вниз);
— развертываемость, которая выражается в том, что более общая цель конкретизируется несколькими более локальными, частными;
— соотносительная важность, определяющая приоритетность целей всей организации по отношению к целям отдельных подразделений.
Инструментом, с помощью которого осуществляется систематизация целей системы, является дерево целей. Поскольку понятия
«цель» и «средство» диалектически взаимосвязаны, то для целей верхнего уровня цели нижнего уровня являются средством достижения.
Правила построения дерева целей
1. Построение начинается с формулировки цели нулевого уровня (миссии).
2. Цели каждого уровня должны быть сопоставимы по масштабу и значению.
3. Формулировка цели должна обеспечить возможность количественной и качественной оценки степени достижения цели, т. е. цели должны быть операциональными, поддаваться преобразованию в конкретные задачи и рабочие задания.
4. Необходимо обеспечить полноту редукции целей (каждая цель данного уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня. Исключение хотя бы одной подцели лишает полноты исходную цель или меняет ее).
Преимуществами метода построения дерева целей являются:
— возможность объединить планирование и контроль;
— возможность мотивации сотрудников через раскрытие информации о целях организации;
— определение области ответственности и круга задач для каждого сотрудника;
— коллегиальность между руководителями и подчиненными в разработке и постановке целей.

Методика постановки целей SMART

В переводе с английского smart означает умный, с оттенком хитрый, смекалистый. В нашем случае это слово является аббревиатурой, которую ввел Питер Друкер в 1954 г. SMART содержит в себе пять критериев постановки целей:
— specific — конкретная;
— measurable — измеримая;
— achievable — достижимая;
— realistic — реалистичная;
— timed — определенная по времени.
Любую цель необходимо проверить по пяти описанным критериям.
1. Конкретная. Цель должна быть четкой, конкретной. Если в цели есть слова «больше», «раньше» и т. д., обязательно указать, на сколько (рублей, минут, процентов и т. д.).
2. Измеримая. Результат достижения цели должен быть измеримым. «Стать счастливой» — трудно измеримый результат (и не конкретный тоже). А вот «выйти замуж» — вполне измеримый, достаточно одного взгляда в паспорт.
3. Достижимая. Вы должны быть способны достичь этой цели, хотя бы в потенциале. Должны обладать ресурсами (внешними и внутренними) для ее достижения либо быть способными эти ресурсы обрести.
4. Реалистичная. Необходимо реально оценивать свои ресурсы по достижению цели. Это не означает, что цель не должна быть амбициозной, как раз наоборот. Если цель не является реалистичной, разбейте ее на несколько реалистичных целей. Она также должна согласовываться с другими целями, не противоречить им. Ставя цель раньше вставать, нам придется и раньше ложиться для того, чтобы высыпаться, либо искать другие способы обеспечения полного своего восстановления.
5. Определенная по времени. Должны быть четко поставлены сроки достижения цели. Без сроков конкретной цели нет.

Способы применения SMART-технологии
Если вы хотите чего-либо достичь, необходимо сформировать намерение. Для начала лучше всего письменно. А для этого примените к намерению проверку по SMART. Так вы сразу обнаружите часть подводных камней, которые могут мешать исполнению намерения.
Переработка цели в соответствии со SMART-критериями является способом концентрации на соответствующем намерении. Таким образом вы уже настраиваетесь на нужную волну. В результате можно не только придумать способы достижения цели, но и «притянуть» необходимые события и даже достигнуть цели, ничего для этого «не делая».
Конкретизация и способы измерения достижения результата помогут лучше понять, чего хочется на самом деле. Это позволит в некоторой степени отделить свои цели от навязанных. Практичность проверки на реалистичность заключается в том числе в понимании связи между текущей целью и другими собственными целями и т. д.
SMART-техникой можно пользоваться для проверки полученных от других людей советов, рекомендаций, предложений и т. д. (например, на совещаниях). При работе с большим количеством целей SMART-техника позволяет отсеять «плохие» цели и оставить «хорошие».
Метод управления по целям (management by objectives — МВО)
Его суть состоит в том, что управление как целостная система ориентирована на достижение всех целей и задач организации. Это может быть достигнуто, если руководитель каждого из уровней иерархии управления будет иметь четко определенную систему собственных целей, а содержанием его деятельности будет их реализация в пределах выделенных ему должностных полномочий, прав, обязанностей и временного ресурса. Цели каждого уровня должны при этом не только спускаться на него сверху путем директивно-нормативных предписаний, но и согласовываться с ним, в том числе — и в процессе совместного обсуждения.
Сам процесс МВО может осуществляться двумя основными вариантами.
Первый вариант предусматривает следующие этапы: 1) выработка кратких, четких формулировок целей; 2) разработка реалистичных планов их достижения; 3) систематический контроль, измерение и оценка работы и результатов; 4) корректирующие меры для достижения запланированных результатов.
Второй вариант: 1) определяется круг полномочий и обязанностей всех руководителей предприятия; 2) осуществляется разработка целей менеджмента в рамках установленных обязанностей; 3) составляются реальные планы достижения сформулированных целей; 4) производятся контроль, измерение, оценка работы и полученных каждым руководителем результатов [19].
Таким образом, суть МВО — доведенная до логического завершения децентрализация всех управленческих функций по основным уровням иерархии организации. Причем число таких уровней должно быть необходимым и достаточным с точки зрения эффективной реализации конечных целей. Кроме того, МВО — это способ создания высокой мотивации, позволяющей преодолеть негативные последствия излишне жесткого контроля за исполнением.
Метод МВО имеет свои преимущества и свои ограничения. Его достоинства: повышает мотивацию и пробуждает личную заинтересованность как руководителей средних и низших уровней, так и непосредственных исполнителей; децентрализует управление и придает ему большую гибкость; расширяет и повышает обоснованность базы планирования деятельности организации; более четко определяет роли исполнителей в структуре управления и придает большую четкость самой этой структуре; способствует выработке эффективных мероприятий по контролю исполнения. Ограничения метода МВО: сравнительно большая трудоемкость, зачастую неспособность руководителей низшего звена к грамотной самостоятельной постановке целей; увеличение объема координационных задач по увязке деятельности разных уровней управления, объективные трудности постановки многих целей, в основном качественных [19].

5.5. Требования к реализации функции целеполагания

По отношению к любому из типов целей предъявляются определенные требования, обеспечивающие их конструктивность. Эти требования зафиксированы в понятии основных характеристик целей [33].

Основные характеристики целей
1. Определенность. Она имеет два аспекта — объективный и субъективный. Объективно определенность означает, во-первых, четкость и однозначность формулировки цели, содержащей полное описание всех параметров будущего результата, который ей предписывается. Во-вторых, определенность объективно требует конкретности в способах задания целей и ее содержания, включая допустимые временные ограничения для ее достижения.
2. Измеримость. В тех случаях, когда это возможно, цель обязательно должна быть представлена не только в качественном, но и количественном виде (требование измеримости целей). Тем самым обеспечивается объективность проверки степени достижимости цели.
3. Реалистичность, т. е. высокая вероятность достижения в сложившихся конкретных условиях (другое название этой характеристики — достижимость). С одной стороны, руководитель заинтересован в усложнении целей, которые он ставит перед подразделениями или отдельными исполнителями. С другой стороны, он не может при этом не учитывать реальные ограничения групп или отдельных индивидов в плане возможности выполнения целей.
4. Обоснованность, понятность целей для тех, кто их будет реализовывать. Это основное условие трансформации формальной цели в реально принимаемую. При этом важна связь новой цели с более общими и уже принятыми подчиненными целями организации.
5. Доступность цели проверке — контролю. В связи с этим к целям предъявляется требование верифицируемости, то есть проверяемости. К этому требованию относятся четкость, конкретность и определенность постановки заданий: по возможности — количественное их выражение, возможность измерения (диагностики) реально получаемого результата и его сравнения с поставленной целью; наличие возможностей контроля за процессом и достигнутым результатом.
Существуют правила выработки и формулировки целей.
Так, психологически очень значимым является разведение понятий целей и задач. При формулировке целей их недопустимо подменять уже значительно более определенными, конкретизированными задачами. Цели должны представлять взвешенный и разумный компромисс между общеорганизационными и индивидуальными (или групповыми) интересами.
Степень сложности целей не должна быть ни минимальной, ни максимальной, она должна быть чуть выше наличных возможностей ее исполнителей. В этом случае эффект их реализации будет максимальным и сам исполнитель будет постоянно развиваться в ходе их достижения, выходить при этом за пределы наличных возможностей.
Значимым является соблюдение особой категории — количественных правил, норм при формулировке целей. Эти нормы бывают двух видов — временные и объемные. Временные устанавливают оптимальный срок (временную перспективу) для достижения целей, ее наиболее приемлемые не только с экономической, но и с психологической точки зрения сроки реализации. Известно, что слишком отдаленные по времени цели обладают очень малым мотивационным потенциалом и рассматриваются человеком как нечто «очень далекое и абстрактно-несущественное». Но и близкие цели также неэффективны, так как сколь-нибудь крупные мероприятия просто технически невыполнимы в рамках краткосрочных целей. Считается, что временной оптимум составляет примерно 1 год.
Наиболее общая цель организации должна содержать возможно более детальное и точное описание конечного результата ее функционирования.
Реализация подцелей каждого нижележащего уровня (см. дерево целей выше) является необходимым и достаточным условием достижения целей вышележащего уровня. При формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения.
Подцели каждого уровня должны быть хотя и согласованы в общем виде, но конкретно по содержанию независимы друг от друга и не выводимы друг из друга.
Фундамент дерева целей (низший уровень иерархии целей) должны составлять задачи, представляющие формулировку чисто исполнительских работ, которые могут быть выполнены определенным способом в заранее установленные сроки.
Установленные цели должны иметь статус закона для организации, всех ее подразделений и всех членов. Однако в силу динамизма среды цели могут быть изменены — цели корректируются всякий раз, когда этого требуют обстоятельства. В этом случае процесс изменения целей носит ситуационный характер.

Краткие выводы

Целеполагание является основной функцией руководителя, одним из важных этапов и компонентов управленческой деятельности. Целеполагание — это формулировка цели функционирования организации, а также ее конкретизация на согласованные между собой подцели. Наличие обоснованных, перспективных целей организации — главное условие ее функционирования, а способность руководителя к их постановке — одно из важных управленческих качеств.
Для определения наиболее общей цели организации используются понятия «философия компании», «политика фирмы» или «миссия организации». Миссия организации является своеобразным фундаментом для реализации функции целеполагания, для формулировки основных целей и задач организации.
Одним из главных параметров системы организационных целей является их иерархичность. По иерархическому статусу цели делятся на цели руководства высшего, среднего и низшего уровней управления, а также индивидуальные цели исполнителей.
По критерию временной перспективы цели могут быть долгосрочными, среднесрочными и краткосрочными. По направленности цели делятся на внешние и внутренние. По приоритетности различают особо приоритетные (неотложные), приоритетные и отсроченные. Выделяют также цели количественные и качественные. По степени определенности цели делят на структурированные (четкие) и неструктурированные (неопределенные).
Цели становятся инструментом управления, когда они определены и сформулированы, известны персоналу, приняты работниками управления. Наиболее известными методами постановки целей в организации являются: метод систематизации целей «дерево целей», метод постановки целей SMART, метод управления по целям — МВО.
Для эффективной реализации функции целеполагания цели должны соответствовать следующим характеристикам: определенность, измеримость, реалистичность, обоснованность, понятность, доступность цели проверке (контролю).

Вопросы для закрепления материала
1. Охарактеризуйте сущность и роль функции целеполагания в процессе управления.
2. Что такое миссия организации?
3. Как миссия связана с целями организации?
4. Приведите пример миссий известных вам организаций.
5. Какие типы целей существуют в организации?
6. Перечислите основные правила постановки цели.
7. Охарактеризуйте метод «дерево целей».
8. Назовите правила работы по методике постановки целей SMART.
9. Охарактеризуйте метод управления по целям.
10. Какие требования к реализации функции целеполагания необходимо соблюдать?
Источник: Бергис, Т.А. Психология управления : электронное учебное пособие / Т.А. Бергис. - Тольятти : Изд-во ТГУ, 2021.