7.1. Роль и место планирования в организационном функционировании
Планирование — это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. Выделяют стратегическое планирование, ориентированное на продолжительное существование предприятия, и оперативное планирование — формирование годовых (оперативных) планов, определяющих развитие организации в кратко- и среднесрочной перспективе на базе стратегических целей.
Понятие планирования по отношению к управленческой деятельности имеет два основных значения — широкое и узкое. В своей широкой трактовке функция планирования включает ряд иных функций — выработку целей, прогнозирование, а также организацию исполнения и др. Функция контроля рассматривается в теории как компонент планирования, так как контроль без плана работ и критериев их выполнения невозможен; но и план, не подкрепленный последующим контролем, так и останется только планом [33]. Аналогична связь с планированием и функции принятия решения. Иногда планирование определяется через функцию принятия решений: «Планирование — это, по сути дела, выбор, система заранее принятых решений» [33]. Планирование, таким образом, включено во все иные функции управления, выступает их необходимым компонентом. Планирование в то же время соорганизует все другие функции, придавая им, а значит и всему управлению в целом, необходимую степень организованности. Широкая трактовка планирования положена в основу стратегического планирования — одного из современных подходов к организации управленческой деятельности.
В более узком значении планирование рассматривается как этап, фаза управленческого цикла, локализующаяся между этапами прогнозирования и организации исполнения. Функция планирования раскрывается в ее широкой, принятой в настоящее время трактовке, включающей функции целеполагания и прогнозирования.
Сущность планирования состоит в том, что оно позволяет согласовать индивидуальные усилия членов организации для достижения ее целей. Такое согласование имеет два основных аспекта. Во-первых, это функциональное разделение обязанностей между отдельными членами организации и ее подразделениями, определение их основных задач и их сопряжение с общеорганизационными целями. Это планирование по содержанию. Во-вторых — хронологическое распределение задач подразделений и отдельных исполнителей во времени, определение рациональной последовательности их выполнения. Это планирование по времени, или процессуальное планирование. В первом случае решается вопрос, что будут делать исполнители; во втором — когда они это должны делать и в какой последовательности. В результате совокупная деятельность многих исполнительских звеньев организации обретает содержательную и временную упорядоченность, их усилия синхронизируются, а деятельность организации приобретает целостный и скоординированный характер. Таким образом, функция планирования обеспечивает основную задачу управления — организационную и составляет поэтому суть управления в целом. В составе данной функции различают три основных компонента:
1) индивидуальная деятельность руководителя по планированию;
2) деятельность специализированных подразделений и служб (специально привлекаемых консультантов) по планированию;
3) взаимодействие руководителя со специализированными плановыми подразделениями и организация им деятельности этих подразделений.
7.2. Структура процесса планирования
Содержание этого процесса в его расширенной версии — как стратегического планирования — включает несколько основных этапов:
1) определение миссии организации;
2) формулировка основных целей организации, конкретизирующих избранную миссию;
3) анализ внешней среды;
4) управленческое обследование внутренних сильных и слабых сторон организации (внутриорганизационная диагностика);
5) изучение стратегических альтернатив (включая и формулировку системы плановых предположений);
6) выбор стратегии;
7) реализация стратегии (включая разработку основных средств ее реализации, в качестве которых служат тактика, политика, процедуры и правила действий по осуществлению стратегии);
8) последующий контроль и оценка эффективности реализации стратегии.
После того как определена миссия организации и сформулированы ее основные цели, реализуется первый из двух диагностических этапов (3 и 4) — этап анализа и оценки внешнеорганизационной среды. На нем осуществляется следующее:
1) выявляются и характеризуются те особенности внешнего окружения, которыми обусловлена необходимость выработки новой стратегии функционирования или модификации уже использующейся;
2) определяются и исследуются внешние факторы негативного плана, представляющие угрозу для реализации стратегии;
3) определяются внешние факторы позитивного характера, которые могут способствовать реализации формулируемой стратегии.
При анализе внешней среды следует руководствоваться положением, согласно которому она подразделяется на среду непосредственного и среду косвенного действия. Все основные факторы, входящие в их состав, обозначаются понятием ключевых переменных планирования. Им должно уделяться первостепенное внимание на данном этапе. В ходе стратегического, т. е. перспективного, долгосрочного планирования приоритет отдается глобальным факторам среды косвенного воздействия. Все возможные угрозы и возможности, которые необходимо учитывать на данном этапе, принято группировать в семь основных областей: экономические, политические, рыночные, технологические, международные факторы, факторы конкуренции, а также факторы социального плана (система существующих в данный момент в обществе социальных мнений, установок, взглядов, стереотипов).
Следующий этап — управленческое обследование — направлен на определение внутренних резервов и особенностей организации, способствующих или препятствующих реализации тех возможностей, которые предоставляет внешняя среда. Здесь определяются ресурсы организации по противодействию негативным характеристикам (угрозам) среды. Данный этап требует диагностики по пяти главным сферам: маркетинговые, финансовые и технологические исследования, оценка человеческих ресурсов, оценка состояния культуры организации и ее общественного имиджа. Существует переходное звено, связывающее диагностический этап со следующим этапом — этапом изучения стратегических альтернатив. Им является формулировка системы плановых предположений, то есть необходимо оценить тенденции изменения внешней и внутренней среды организации, что и осуществляется в системе плановых предположений.
Три последующих этапа общего процесса стратегического планирования — выбор стратегии, реализация стратегии и оценка ее эффективности во многом подобны трем другим управленческим функциям: принятия решения, организации исполнения, оценки и контроля. Поэтому содержание данных этапов рассматривается при характеристике соответствующих им функций.
7.3. Типы и принципы планирования
Выделяют следующие типы планирования:
— долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование;
— планирование взаимодействий с внешней средой и внутриорганизационное планирование;
— планирование качественных изменений и количественных показателей;
— глобальное (общеорганизационное) и локальное (относящееся к какому-либо подразделению) планирование;
— жесткое и мягкое (гибкое) планирование;
— первичное и вторичное планирование (во втором случае планы составляются не на основе оценки наличной ситуации, а на основе плановых предположений относительно ее изменения в ближайшей перспективе);
— детерминистское (рационалистическое) и вероятностное планирование и т. д.
Различают типы планирования в зависимости от сфер деятельности организации, например финансовое, маркетинговое, технологическое, кадровое планирование.
Принципы рационального (оптимального) планирования следующие [19].
Принцип ограничивающего фактора. Чем в большей степени при планировании выделяются и учитываются факторы, которые являются ограничивающими или критическими для достижения поставленных целей, тем более обоснованным, четким и конструктивным будет выбор стратегических альтернатив, планов.
Принцип взятых обязательств. Рациональное планирование должно быть ограничено таким периодом времени в будущем, который необходим и достаточен для выполнения обязательств, предусмотренных тем или иным плановым решением.
Принцип гибкости. Чем большую гибкость можно придать планам, тем меньше вероятность убытков, связанных с наступлением непредвиденных событий.
Принцип навигационных изменений. Чем в большей степени решения в отношении планов связаны с обязательствами на будущее, тем более важно, чтобы руководитель периодически сверял реальные события с ожидавшимися и пересматривал планы с учетом необходимости продолжать продвижение к намеченной цели.
Принцип содействия достижению целей. Основная задача всяких планов, в том числе и производных, — обеспечение конечных целей организации.
Принцип эффективности планов. Эффективность плана измеряется тем, насколько он способствует достижению целей, если учитывать расходы и нежелательные последствия, связанные с самим процессом планирования.
Принцип первичности планирования. Планирование логически предшествует выполнению всех иных управленческих функций (речь идет о планировании в его широком смысле — как стратегическом планировании).
Принцип плановых предположений. Чем в большей степени будут согласованы частные плановые предположения, тем более эффективным будет и планирование в масштабе всей организации.
Принцип структуры, стратегии и политики. Чем лучше будут поняты стратегия и политика, тем более эффективной и взаимоувязанной будет структура планов организации.
Принцип согласования во времени. Чем в большей степени планы будут направлены на разработку согласованной по времени сети производственных и вспомогательных программ, тем более эффективны и результативны они будут по отношению к достижению поставленных целей.
Итак, функция планирования является важнейшим компонентом деятельности руководителя. Различные аспекты планирования специфическим образом отражаются в психологических свойствах руководителя, влияют на них.
7.4. Этапы планирования
Исходя из миссии и основных принципов фирмы, отвечающих на вопрос «Зачем?», формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до задач, а те — до конкретных заданий. Далее подсчитываются необходимые ресурсы — материальные, финансовые, кадровые, временные — и при необходимости пересматриваются задания, задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план.
Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования.
Этап 1. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или ваша фирма) хотите достичь? Это самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.
Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие можно сразу отбросить как нецелесообразные?
Этап 3. Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей?
Этап 4. Составление программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой?
Этап 5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?
Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный план поставленные на этапе 1 задачи? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1.
Этап 7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?
Этап 8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости Результаты планирования часто оформляют в виде бизнес-плана.
Краткие выводы
Понятие планирования по отношению к управленческой деятельности имеет два основных значения — широкое и узкое. В своей широкой трактовке функция планирования включает ряд других функций управления: постановку целей, прогнозирование, организацию исполнения и др. Широкая трактовка планирования положена в основу одного из современных подходов к организации управленческой деятельности — стратегического планирования.
В более узком значении планирование рассматривается как этап, фаза управленческого цикла, локализующаяся между этапами прогнозирования и организации исполнения.
Сущность планирования в том, что оно позволяет согласовать индивидуальные усилия членов организации для достижения ее целей. Данная функция включает три основных компонента: индивидуальную деятельность руководителя по планированию; деятельность специализированных подразделений или привлекаемых консультантов по планированию; взаимодействие руководителя со специализированными плановыми подразделениями и организация их деятельности.
Выделяют следующие этапы в процессе планирования: формулировка целей; подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей; составление перечня необходимых действий; составление программы работ (плана мероприятий); анализ ресурсов; анализ разработанного варианта плана; подготовка детального плана действий; контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости.
Вопросы для закрепления материала
1. Охарактеризуйте роль и место планирования в организационном функционировании.
2. Назовите особенности стратегического планирования.
3. Какие этапы включает процесс стратегического планирования?
4. Объясните связь стратегического планирования с анализом особенностей внешней среды организации.
5. Перечислите возможные стратегии функционирования организации.
6. Перечислите типы планирования.
7. Назовите принципы рационального (оптимального) планирования.
8. Выделите основные этапы планирования.
9. Существуют ли отличия между этапами процесса стратегического планирования и планированием в целом?
10. Какими профессионально важными качествами должен обладать руководитель для эффективной реализации функции планирования?
Источник: Бергис, Т.А. Психология управления : электронное учебное пособие / Т.А. Бергис. - Тольятти : Изд-во ТГУ, 2021. |
Лекции и практикум по психологии