Ваш психолог. Работа психолога в школе.

План изучения темы:

3.1. Расстановка приоритетов и управление временем как задачи самоменеджмента.
3.2. Понятие «рабочее время» и его организация.
3.3. Основные принципы и инструменты управления временем.

3.1. Расстановка приоритетов и управление временем как задачи самоменеджмента.

Термин «приоритет» означает важность, первоочередность. Приоритеты есть всегда, они отражают ценности человека - наиболее значимое для него и изменяются по мере вашего роста.

Расстановка приоритетов - выбор, между важным и неважным, срочным и несрочным, между тем, что привносит в работу смысл, удовольствие и не является таковым и т.д. Если приоритетов много - больше 3-х - следовательно, их нет. 
Нечетко обозначенные приоритеты, большое количество задач, когда не ясно, что решать в первую очередь - источники проблем.
Для гуру современного менеджмента Питера Друкера, расстановка приоритетов - «вопрос не столько логического анализа, сколько смелости». Принципы расстановки приоритетов П. Друкера таковы [3]:
- ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое;
- концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах;
- выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими;
- ставьте для себя высокие, решительные цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые «надежны» и легко достижимы.
Дэвид Аллен - эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности - полагал, что приоритеты функционируют только на сознательном уровне [2]: «нужно всегда расчищать гараж, работу, жизнь, и свои головы. Тогда уже и возникнут приоритеты, видения и планы, стоящие на твердой почве».
Для решения проблемы расстановки приоритетов полезна идея Грега МакКеона [17]: стать эссенциалистом, главный принцип которого - «меньше, но лучше».
Путь эссенциалиста учит видеть, что действительно важно, то есть рассматривать все существующие варианты и выбирать только самые ценные, отвечая на вопрос: «А тем ли я занимаюсь?». Сравнение позиции эссенциалиста и неэссенциалиста приведено в таблице.

Рисунок 9 - Сравнение позиции эссенциалиста и неэссенциалиста [17]

— «Мантра» Грег МакКеона гласит: «Если не очевидно, что это "да", то значит, это "нет"».

Умение расставлять приоритеты, это, в конечном счете - умение управлять собой, собственной организацией.
Также актуальной задачей персонального менеджмента является управление временем. Ценность времени в быстро меняющемся мире сложно переоценить. Грамотное распоряжение временем помогает сосредоточиться на целях, остаться в фокусе, не сбиться с курса и не стать аутсайдером на рынке труда.

— Время - важный невозвратный ресурс, который помогает экономить личные ресурсы и повышать эффективность.
Цифровая Вселенная постоянно расширяется. Сегодня информация распространяется подобно лавине: каждые 2 года информация удваивается. Аналитики компании IDC прогнозируют к 2025 году по сравнению с 2018 годом увеличение цифровой вселенной в 5 раз [30]. В условиях расширения цифровой вселенной современному человеку потребуется примерно 181 миллион лет, чтобы только загрузить все данные из Интернета [31].
При этом следует учитывать, что мозг человека, как и способность обрабатывать информацию, принципиально не изменились. И в сутках все те же 24 часа.
Где в таком случае взять время? И как управлять временем, если его не хватает? Когда аврал на работе становится нормой. Наивно полагать, что мы сможем на все найти время, начав работать более эффективно или установив многозадачный режим работы. На самом деле, в нашем расписании не так уж много пробелов.
Например, Джим Коллинз, американский бизнес- консультант, писатель, исследователь [13] предлагает создать список «Прекратить делать» - того, от чего стоит отказаться прямо сейчас.

Поможет ли многозадачность в управлении временем?

Многозадачность - способность выполнять несколько дел одновременно для экономии времени.
О многозадачности ходили легенды еще с древнеримских времен. В России распространен мем, что Юлий Цезарь - великий римский полководец, государственный деятель, политик - мог делать несколько дел в одно время. Источники сообщают, что Цезарь мог писать или читать и - одновременно - диктовать и слушать, диктовать своим секретарям по 4-ре, а то и по 7-мь писем параллельно, причем по важным вопросам [25].
Насколько эта способность к многозадачности уникальна? На самом деле речь шла о другом. Цезарь мог быстро переключаться с одной задачи на другую, грамотно перераспределять время, расставлять приоритеты. То есть, по сути - управлять временем. Таким образом, речь не шла о параллельных процессах так, как их могут выполнять компьютеры.
Возможности многозадачности изучали и современные исследователи.
Стендфордский эксперимент 2009-го года (К. Насс, Э. Офир, Э. Вагнер) поставил под сомнение преимущества многозадачности: за раз невозможно обработать больше одной строки информации [34].Когда информация поступает к нам из разных источников, в одно время, мы не можем оценить важность информации, отфильтровать ту, которая не имеет отношения к цели. Исследователи пришли к выводу, что говорить в одно время по телефону, отправлять мгновенные сообщения и читать электронные письма - не эффективно. Информация в этом случае хуже запоминается, снижается качество обработки. Таким образом, вывод не утешителен: мозг многозадачников в беде.
Следовательно, задача руководителя - научиться управлять временем.

3.2. Понятие «рабочее время» и его организация

Время руководителя и эффективность его использования, в первую очередь, направлены на рабочее время. Понятие «рабочее время» определено Трудовым кодексом Российской Федерации [27].

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Эта максимальная продолжительность рабочего времени распространяется на абсолютное большинство работников и считается, в правовом аспекте, всеобщей мерой труда.

Значение ограничения законом рабочего времени:
1) обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и способствует долголетию его профессиональной трудоспособности и жизни;
2) за установленное законом рабочее время общество, производство получают от каждого работника необходимую определенную меру труда;
3) позволяет работнику обучаться без отрыва от производства, повышать свою квалификацию, культурнотехнический уровень (развивать личность), что, в свою очередь, способствует росту производительности труда работника и воспроизводству квалифицированной рабочей силы.
Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Также Трудовой кодекс определяет понятие «режим рабочего времени.

Трудовой кодекс РФ регламентирует следующие разновидности режима рабочего времени, которые устанавливаются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка:
- обычный режим работы (односменный);
- режим ненормированного рабочего дня;
- режим гибкого рабочего времени;
- режим сменной работы;
- вахтовый режим работы;
- режим раздробленного рабочего дня (рабочего времени, разделенного на части).

— Ненормированное рабочее время, режим гибкого рабочего времени, режим раздробленного рабочего дня, сменный режим относятся к особым режимам рабочего времени.
Ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
Ненормированное рабочее время устанавливается для ограниченного круга работников и обусловливается спецификой выполняемой работником трудовой функции, которая исключает возможность ограничить трудовую деятельность рамками нормального рабочего времени или выполнение которой не поддается точному учету во времени.

Режим гибкого рабочего времени может быть введен по просьбе работника (в силу семейных обстоятельств, состояния здоровья, места жительства и т. д.).
В случаях, когда это необходимо по характеру труда, допускается разделение рабочего дня на части при условии, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной нормы. Данный режим вводится работодателем в локальном нормативном акте (приказе или распоряжении), принятом с учетом мнения выборного профсоюзного органа.

Сменный режим требует составления графиков сменности (согласно ст. 103 ТК РФ). В них указываются: число смен, их продолжительность и последовательность, распорядок работы в каждой смене, выходные дни, дни доработки недостающих до нормы часов и т. д.
Требования к рабочему времени, режиму рабочего времени необходимо учитывать в качестве основания для управления временем.

3.3. Основные принципы и инструменты управления временем

Вопросы управления временем - поле тайм- менеджмента.

Основные принципы управления временем:
1) планирование;
2) расстановка приоритетов;
3) структурирование времени;
4) фиксация.
В соответствии с принципами управления временем рассмотрим основные инструменты управления временем.

1. Принцип планирования.
Данный принцип отвечает на вопросы:
- что сделать?
- когда?
- сколько времени это займет?
Данному принципу соответствуют следующие инструменты:
- метод Альпы,
- диаграмма Гантта.

Метод Альпы. Немецкая аббревиатура - ALPEN.

Метод Альпы предложил Лотар Зайверт [10].
Метод Альпы - метод тайм-менеджмента для
составления списка дел на день с определением продолжительности задач и их приоритетов. 
Планируя день по методу Альпы, мы должны следовать алгоритму из 5-ти пунктов:
1) A: выпишите все задачи.
2) L: оцените продолжительность каждой задачи.
3) P: запланируйте буферное время. Планируем только 60 % времени, 40 % - оставляем в резерв. Этот буфер нам нужен, поскольку всегда возможны срывы - сроков, запланированных встреч (отключили электричество, застряли в пробке, срочные непредвиденные дела по поручению руководства и т.д.).
4) E: примите решение по приоритетам и
делегированию. Не следует весь груз брать на себя. Что- то можно поручить другим.
5) N: осуществите контроль выполненного. Контроль покажет, что не сделали. Если это еще актуально - задачу переносим на следующий день и так далее. Согласно ЛО. Зайверту, экономия времени по методу
Альпы составит примерно 10-20 %.

Диаграмма Гантта.

Это наглядный рабочий инструмент предложил в 1910 году Генри Гантт, инженер, консультант по менеджменту, соратник Ф. Тейлора. Диаграмме Гантта [19] больше 100 лет, она проста в использовании и применяется до сих пор.

Диаграмма Гантта включает:
- перечень задач,
- последовательность работ,
- сроки работ,
- начало и завершение работ,
- длительность работ,
- вехи: границы 2-х и более задач.

Например, мы видим, что в первую очередь нам надо разработать проект дома: с 1-го по 14-ое августа. Самое сложное время - с 28 августа по 5-ое сентября. В этот период нам придется решать 3-и задачи.

Рисунок 10 - Диаграмма Гантта

По такой же форме студенту можно составить план на период экзаменационной сессии.
Недостаток данного инструмента в том, что он не демонстрирует сложность задачи.
Диаграмму Гантта можно составить от руки, в Excel, на бесплатной on-line платформе GanttProjec.