Ваш психолог. Работа психолога в школе.

2. Принцип расстановки приоритетов.

Данный принцип отвечает на вопросы:
- что важно?
- что срочно?
В некоторых компаниях не поощряют труд за пределами рабочего времени. Если сотрудник постоянно берет работу на дом, или задерживается на работе - его могут посчитать не старательным, а некомпетентным. Необходимо уметь расставлять приоритеты.
Данному принципу соответствуют следующие инструменты:
- матрица Эйзенхауэра,
- принцип Парето.

Матрица Эйзенхауэра.

Один из инструментов расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра, по имени 34-го президента США (1953-1961 гг.).

Матрицу Эйзенхауэра еще называют матрицей ABCD благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» [12].

—Матрица Эйзенхауэра предполагает оценку задач и их распределение задач по 4-ём квадрантам по критериям важности и срочности.

Рисунок 11 - Матрица Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, в течение нескольких дней надо отследить: какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают.
Понаблюдав за собой, положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:
1) Была ли задача для меня срочной?
2) Была ли она для меня важной?
3) Я единственный, кто мог это сделать?
Ключевое значение: «для меня». Оценка и распределение задач должны быть основаны на результатах, которые нужны вам, а не вашим близким или коллегам.
Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом.
В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше 8 задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.
При заполнении не надо перегружать 1-ый и 2-ой квадранты. Общее количество дел в 1-ом и 2-ом квадрантах должно быть не больше 60 %, иначе - вы рискуете получить выгорание, поскольку это самые сложные дела.
Задачи с жесткими дед-лайнами (1 квадрант: завершить проект, доработать отчет) - придется выполнить самому. Здесь важно не перегрузить себя, поскольку работа в квадранте 1 - режим аврала.
Если таких задач большинство - возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.
Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.
Задачи без крайних сроков (квадрант 2) можно поставить в план.
Занятия в тренажерном зале, нетворкинг-сессия, изучение языков, учеба на образовательных курсах - это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных. Если таких задач большинство - вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете
важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций. Такую ситуацию следует поддерживать и сохранять как можно дольше.
Рутинные дела (квадрант 3: посты в блог, рассылка для коллег) лучше делегировать.
Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.
Бесполезные дела (квадрант 4: залипание в социальных сетях, скроллинг) или - пожиратели времени (хронофаги) - лучше удалить и забыть. Они только отнимают время - невозвратный ресурс.
Если таких задач большинство - вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем. Необходимо фиксировать время, чтобы определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

Расстановка приоритетов по принципу Парето.

Принцип расстановки приоритетов назван в честь Вильфредо Парето - инженера, экономиста, социолога (Италия, 1848-1923). Название принципа ввел американский специалист в области качества Джозеф Джуран (1941 г.).

Алгоритм работы по принципу Парето:
составить список дел за день,
проанализировать и оценить: какие дела наиболее эффективны - то есть и составляют эти 20 %, вычеркнуть бесполезные дела, запланировать следующий день с учетом 20/80.

Метод интеллект-карт.

Метод интеллект-карт ввел британский психолог Тони Бьюзен в середине 1960-х годов. Изучая человеческий мозг, он обратил внимание на строение нейронов. Это клетки мозга, которые принимают, обрабатывают и передают информацию другим нейронам. От центра — ядра нейрона отходят отростки, похожие на ветви дерева. Бьюзен организовал информацию по тем же принципам

Метод интеллект-карты позволяет разложить информацию «по полочкам», визуализировав основные идеи и взаимосвязь между ними. Это повышает эффективность восприятия и делает осмысленными идеи. Информация, представленная таким образом, запоминается лучше.
Благодаря интеллект-картам сложные концепции воспринимаются проще, поскольку объёмные темы можно наглядно разбить на подразделы и микротемы, а масштабный проект - на конкретные задачи. Таким образом диаграммы связей помогают вникнуть в суть сложного проекта или проблемы.

Рисунок 12 - Пример интеллект-карты Т. Бьюзена

Алгоритм составления интеллект-карты.
1) Расположите лист по горизонтали (альбомный формат страницы).
2) В центре - основная идея (вопрос), суть размышлений, центральный образ. 
3) Выбирайте сильные слова для ключевых блоков. Если термин абстрактный - его можно проиллюстрировать картинкой (эмодзи).
4) Каждый ключевой блок заключайте в рамку.
5) Рисуйте ветви от центра - в стороны. Ветка - 1 одно слово или мысль.
6) От центра - ветки 1-го уровня - ключевые позиции, которые относятся к центральному вопросу. Ветки сделать потолще, чтобы подчеркнуть их значимость.
7) Ветки 2-го уровня - тоньше, формирование идей, конкретизация позиции 1-го уровня.
8) Ветки 3-го и следующего уровней -
конкретизация идей 2-го уровня.
9) Печатайте буквы, если работаете «от руки».
10) Цветовое решение карты. Используйте не менее 3-х цветов, раскрасив центральный образ, ветки и иные иллюстрирующие элементы, в зависимости от логической нагрузки. Показывайте разными цветами иерархию и связь.

Для создания интеллект-карт можно воспользоваться цифровыми сервисами, которым предлагают удобные инструменты и готовые шаблоны для создания интеллект-карт:
- MindMeister,
- Miro,
- XMind,
MindMup, Mind42 и другие.

3. Принцип структурирования.
Структурирование времени необходимо для
эффективного распределения - или - разбивки времени.

Принцип структурирования отвечает на вопросы:
- как распределить время, чтобы успеть?
- как отслеживать результат?
В случае, если задача объемная - мы не можем выполнить ее сразу и целиком.
Данному принципу соответствуют следующие инструменты:
- техника «съесть слона»,
- техника «поедание лягушек».

Техника «съесть слона» («нарезать салями», «лестница успеха»).

Техника исходит из того, что за один «присест» невозможно выполнить объемную задачу - «съесть слона целиком». Поэтому, задачу следует разделить на части.

«Слон» - это сложная или объемная работа, выполнить которую означает «съесть слона» - то есть сделать из него «стейки»: разделить большую задачу на части, составить план по их выполнению (1 день - 1 стейк) и постепенно выполнять.

Рисунок 13 - Техника «съесть слона»

2 способа «съесть слона»:
1) постепенное «поедание слона от хобота до хвоста» - то есть от начала и до завершения (например, определение темы выступления, введения, основной части, заключения).
2) Произвольный порядок «поедания слона», начиная с легких, «вкусных» кусочков - методом «швейцарского сыра»: дырки в сыре «прогрызаются» до тех пор, пока ничего кроме дырок не останется (например, если вы знаете идею основной части доклада - то начинаете составлять доклад с этого кусочка).
Данная техника позволяет разделить большую задачу на части и справиться с «кусочками», постепенно продвигаясь к цели и управляя, таким образом, временем.

Техника «поедание лягушек».

Автор техники «поедание лягушек» - Брайн Трейси, бизнес-тренер - подойдет для повышения эффективности распределения времени [26].

Такие «дела-лягушки» надо выполнить с утра, чтобы освободиться от того, что тяготит, разгрузить мозг и создать хорошее настроение на весь день от ощущения выполненного.
Б. Трейси считает, что такую «противную лягушку» надо съедать каждое утро.

4. Принцип фиксации.

После того, как вы запланировали задачи, расставили приоритеты и разбили сложные задачи на элементы - можно приступать к работе.
Фиксация необходима для выстраивания баланса между работой и отдыхом. Нужно делать перерывы. Мы не роботы трудиться 24 / 7.

— Принцип фиксации отвечает на вопросы:
- как учитывать время?
- как узнать цену времени?
- как избежать выгорания?

Данному принципу соответствуют следующие инструменты:
- метод помидора,
- метод канбан.

Метод помидора.

Технику осознания времени предложил Франческо Чирилло [29]. В качестве таймера сознания и фиксации времени
он использовал помидорки. Первоначально у Чирилло в форме помидора был кухонный будильник для того, чтобы побороть отвлекающие факторы и достичь цели за отведенное на задачу время, фиксировать время, чтобы ничего не отвлекало.

— Алгоритм работы по методу помидора:
- 1 помидор - это 25 минут работы и 5 минут перерыва;
- после 4-ёх помидорок надо сделать большой перерыв - 15-30 минут.

Метод Канбан.

Канбан - японский метод повышения продуктивности, реализующий [4]:
- принцип «точно в срок» при разделении рабочего процесса по этапам: «сделать», «в работе», «готово»,
- равномерное распределение нагрузки между работниками,
- прозрачность рабочего процесса.

— Фиксация по японскому методу Канбан:
- каждая задача записывается на стикер;
- стикеры распределяются на доске - можно на виртуальной; 
- задачи распределяются по этапам: что сделать? что в работе? что сделано? Это позволит быстро увидеть, на каком этапе решения мы находимся;
- как только задача выполнена - стикер передвигают из одного сектора в другой.

Рисунок 14 - Канбан-доска

Таким образом, для канбан характерны прозрачность (видно, кто и над какой задачей работает, ошибки в работе), гибкое планирование, мобильное выявление проблемных мест. Вместе с тем, внедрение канбан не предназначено для долгосрочного планирования, эффективность снижается, если в команде больше 5 человек.
Поскольку мы живем в цифровом мире, в нашем распоряжении - его инструменты. Можно воспользоваться приложениями для управления временем:
1) Focus To-Do: таймер Pomodoro и таск-менеджер.
2) Forest — таймер для телефона: на экране растет дерево, пока вы не трогаете свой
смартфон, при разблокировке в неположенное время дерево погибает. 
3) Todoist — планировщик, можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
4) Singularity App — таск-менеджер, добавление задач напрямую из электронной почты (gmail).
5) Loop: трекер привычек. И другие приложения.

ВОПРОСЫ НА ЗАКРЕПЛЕНИЕ МАТЕРИАЛА ПО ТЕМЕ И ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Вопросы на закрепление материала:
В чем значение расстановки приоритетов для персонального менеджмента?
2. В чем значение управления временем для персонального менеджмента?
3. Почему при управлении временем необходимо исходить из конкретных требований к рабочему времени и режиму рабочего времени сотрудника?
4. Каково значение тайм-менеджмента (управления временем) для персонального менеджмента?
5. Каковы основные принципы управления временем, в чем их сущность и взаимосвязь?

Практические задания:
1. В соответствии с каждым из принципов
(планирование, расстановка приоритетов, структурирование, фиксация) приведите пример применения одного из инструментов управления временем к вашей ситуации персонального менеджмента (на выбор студента).
Источник: Иванова, О. Э. Самоменеджмент: учебное пособие/ О. Э. Иванова, П. Г. Рябчук. - Челябинск: Изд-во ЗАО «Библиотека А. Миллера», 2022. - 121 с.