Расстановка приоритетов и управление временем |
Лекции и практикум по психологии - Психология управления | |||||||||||||||||||||
План изучения темы: 3.1. Расстановка приоритетов и управление временем как задачи самоменеджмента. 3.1. Расстановка приоритетов и управление временем как задачи самоменеджмента.
Рисунок 9 - Сравнение позиции эссенциалиста и неэссенциалиста [17] Умение расставлять приоритеты, это, в конечном счете - умение управлять собой, собственной организацией.
|
Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. |
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Эта максимальная продолжительность рабочего времени распространяется на абсолютное большинство работников и считается, в правовом аспекте, всеобщей мерой труда.
Значение ограничения законом рабочего времени:
1) обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и способствует долголетию его профессиональной трудоспособности и жизни;
2) за установленное законом рабочее время общество, производство получают от каждого работника необходимую определенную меру труда;
3) позволяет работнику обучаться без отрыва от производства, повышать свою квалификацию, культурнотехнический уровень (развивать личность), что, в свою очередь, способствует росту производительности труда работника и воспроизводству квалифицированной рабочей силы.
Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Также Трудовой кодекс определяет понятие «режим рабочего времени.
Режим рабочего времени - это распределение работы в пределах конкретного календарного периода, предусматривающее продолжительность рабочей недели, работу с ненормированным рабочим днем, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки чередование рабочих и нерабочих дней. |
Трудовой кодекс РФ регламентирует следующие разновидности режима рабочего времени, которые устанавливаются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка:
- обычный режим работы (односменный);
- режим ненормированного рабочего дня;
- режим гибкого рабочего времени;
- режим сменной работы;
- вахтовый режим работы;
- режим раздробленного рабочего дня (рабочего времени, разделенного на части).
— Ненормированное рабочее время, режим гибкого рабочего времени, режим раздробленного рабочего дня, сменный режим относятся к особым режимам рабочего времени.
Ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
Ненормированное рабочее время устанавливается для ограниченного круга работников и обусловливается спецификой выполняемой работником трудовой функции, которая исключает возможность ограничить трудовую деятельность рамками нормального рабочего времени или выполнение которой не поддается точному учету во времени.
Режим гибкого рабочего времени - особый режим в соответствии с которым начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяются по соглашению сторон трудового договора. |
Режим гибкого рабочего времени может быть введен по просьбе работника (в силу семейных обстоятельств, состояния здоровья, места жительства и т. д.).
В случаях, когда это необходимо по характеру труда, допускается разделение рабочего дня на части при условии, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной нормы. Данный режим вводится работодателем в локальном нормативном акте (приказе или распоряжении), принятом с учетом мнения выборного профсоюзного органа.
Сменный режим требует составления графиков сменности (согласно ст. 103 ТК РФ). В них указываются: число смен, их продолжительность и последовательность, распорядок работы в каждой смене, выходные дни, дни доработки недостающих до нормы часов и т. д.
Требования к рабочему времени, режиму рабочего времени необходимо учитывать в качестве основания для управления временем.
Вопросы управления временем - поле тайм- менеджмента.
Тайм-менеджмент - это совокупность техник и методов управления временем: |
Основные принципы управления временем:
1) планирование;
2) расстановка приоритетов;
3) структурирование времени;
4) фиксация.
В соответствии с принципами управления временем рассмотрим основные инструменты управления временем.
1. Принцип планирования.
Данный принцип отвечает на вопросы:
- что сделать?
- когда?
- сколько времени это займет?
Данному принципу соответствуют следующие инструменты:
- метод Альпы,
- диаграмма Гантта.
Метод Альпы. Немецкая аббревиатура - ALPEN.
Метод Альпы предложил Лотар Зайверт [10].
Метод Альпы - метод тайм-менеджмента для
составления списка дел на день с определением продолжительности задач и их приоритетов.
Планируя день по методу Альпы, мы должны следовать алгоритму из 5-ти пунктов:
1) A: выпишите все задачи.
2) L: оцените продолжительность каждой задачи.
3) P: запланируйте буферное время. Планируем только 60 % времени, 40 % - оставляем в резерв. Этот буфер нам нужен, поскольку всегда возможны срывы - сроков, запланированных встреч (отключили электричество, застряли в пробке, срочные непредвиденные дела по поручению руководства и т.д.).
4) E: примите решение по приоритетам и
делегированию. Не следует весь груз брать на себя. Что- то можно поручить другим.
5) N: осуществите контроль выполненного. Контроль покажет, что не сделали. Если это еще актуально - задачу переносим на следующий день и так далее. Согласно ЛО. Зайверту, экономия времени по методу
Альпы составит примерно 10-20 %.
Диаграмма Гантта.
Это наглядный рабочий инструмент предложил в 1910 году Генри Гантт, инженер, консультант по менеджменту, соратник Ф. Тейлора. Диаграмме Гантта [19] больше 100 лет, она проста в использовании и применяется до сих пор.
Диаграмма Гантта - ленточная диаграмма, |
Диаграмма Гантта включает:
- перечень задач,
- последовательность работ,
- сроки работ,
- начало и завершение работ,
- длительность работ,
- вехи: границы 2-х и более задач.
Например, мы видим, что в первую очередь нам надо разработать проект дома: с 1-го по 14-ое августа. Самое сложное время - с 28 августа по 5-ое сентября. В этот период нам придется решать 3-и задачи.
Рисунок 10 - Диаграмма Гантта
По такой же форме студенту можно составить план на период экзаменационной сессии.
Недостаток данного инструмента в том, что он не демонстрирует сложность задачи.
Диаграмму Гантта можно составить от руки, в Excel, на бесплатной on-line платформе GanttProjec.
Данный принцип отвечает на вопросы:
- что важно?
- что срочно?
В некоторых компаниях не поощряют труд за пределами рабочего времени. Если сотрудник постоянно берет работу на дом, или задерживается на работе - его могут посчитать не старательным, а некомпетентным. Необходимо уметь расставлять приоритеты.
Данному принципу соответствуют следующие инструменты:
- матрица Эйзенхауэра,
- принцип Парето.
Матрица Эйзенхауэра.
Один из инструментов расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра, по имени 34-го президента США (1953-1961 гг.).
Матрица Эйзенхауэра - это метод тайм-менеджмента по расстановке приоритетов: сделать важное и не тратить время на ненужное. |
Матрицу Эйзенхауэра еще называют матрицей ABCD благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» [12].
—Матрица Эйзенхауэра предполагает оценку задач и их распределение задач по 4-ём квадрантам по критериям важности и срочности.
Рисунок 11 - Матрица Эйзенхауэра
Прежде чем заполнять матрицу, в течение нескольких дней надо отследить: какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают.
Понаблюдав за собой, положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:
1) Была ли задача для меня срочной?
2) Была ли она для меня важной?
3) Я единственный, кто мог это сделать?
Ключевое значение: «для меня». Оценка и распределение задач должны быть основаны на результатах, которые нужны вам, а не вашим близким или коллегам.
Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом.
В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше 8 задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.
При заполнении не надо перегружать 1-ый и 2-ой квадранты. Общее количество дел в 1-ом и 2-ом квадрантах должно быть не больше 60 %, иначе - вы рискуете получить выгорание, поскольку это самые сложные дела.
Задачи с жесткими дед-лайнами (1 квадрант: завершить проект, доработать отчет) - придется выполнить самому. Здесь важно не перегрузить себя, поскольку работа в квадранте 1 - режим аврала.
Если таких задач большинство - возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.
Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.
Задачи без крайних сроков (квадрант 2) можно поставить в план.
Занятия в тренажерном зале, нетворкинг-сессия, изучение языков, учеба на образовательных курсах - это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных. Если таких задач большинство - вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете
важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций. Такую ситуацию следует поддерживать и сохранять как можно дольше.
Рутинные дела (квадрант 3: посты в блог, рассылка для коллег) лучше делегировать.
Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.
Бесполезные дела (квадрант 4: залипание в социальных сетях, скроллинг) или - пожиратели времени (хронофаги) - лучше удалить и забыть. Они только отнимают время - невозвратный ресурс.
Если таких задач большинство - вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем. Необходимо фиксировать время, чтобы определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.
Принцип расстановки приоритетов назван в честь Вильфредо Парето - инженера, экономиста, социолога (Италия, 1848-1923). Название принципа ввел американский специалист в области качества Джозеф Джуран (1941 г.).
|
Алгоритм работы по принципу Парето:
составить список дел за день,
проанализировать и оценить: какие дела наиболее эффективны - то есть и составляют эти 20 %, вычеркнуть бесполезные дела, запланировать следующий день с учетом 20/80.
Метод интеллект-карт ввел британский психолог Тони Бьюзен в середине 1960-х годов. Изучая человеческий мозг, он обратил внимание на строение нейронов. Это клетки мозга, которые принимают, обрабатывают и передают информацию другим нейронам. От центра — ядра нейрона отходят отростки, похожие на ветви дерева. Бьюзен организовал информацию по тем же принципам
Интеллект-карта (майндмэппинг, карта мыслей) - аналитический инструмент структурирования проблемы и визуализации идей в форме диаграммы связей (древовидной схемы). |
Метод интеллект-карты позволяет разложить информацию «по полочкам», визуализировав основные идеи и взаимосвязь между ними. Это повышает эффективность восприятия и делает осмысленными идеи. Информация, представленная таким образом, запоминается лучше.
Благодаря интеллект-картам сложные концепции воспринимаются проще, поскольку объёмные темы можно наглядно разбить на подразделы и микротемы, а масштабный проект - на конкретные задачи. Таким образом диаграммы связей помогают вникнуть в суть сложного проекта или проблемы.
Рисунок 12 - Пример интеллект-карты Т. Бьюзена
Алгоритм составления интеллект-карты.
1) Расположите лист по горизонтали (альбомный формат страницы).
2) В центре - основная идея (вопрос), суть размышлений, центральный образ.
3) Выбирайте сильные слова для ключевых блоков. Если термин абстрактный - его можно проиллюстрировать картинкой (эмодзи).
4) Каждый ключевой блок заключайте в рамку.
5) Рисуйте ветви от центра - в стороны. Ветка - 1 одно слово или мысль.
6) От центра - ветки 1-го уровня - ключевые позиции, которые относятся к центральному вопросу. Ветки сделать потолще, чтобы подчеркнуть их значимость.
7) Ветки 2-го уровня - тоньше, формирование идей, конкретизация позиции 1-го уровня.
8) Ветки 3-го и следующего уровней -
конкретизация идей 2-го уровня.
9) Печатайте буквы, если работаете «от руки».
10) Цветовое решение карты. Используйте не менее 3-х цветов, раскрасив центральный образ, ветки и иные иллюстрирующие элементы, в зависимости от логической нагрузки. Показывайте разными цветами иерархию и связь.
Для создания интеллект-карт можно воспользоваться цифровыми сервисами, которым предлагают удобные инструменты и готовые шаблоны для создания интеллект-карт:
- MindMeister,
- Miro,
- XMind,
MindMup, Mind42 и другие.
3. Принцип структурирования.
Структурирование времени необходимо для
эффективного распределения - или - разбивки времени.
Принцип структурирования отвечает на вопросы:
- как распределить время, чтобы успеть?
- как отслеживать результат?
В случае, если задача объемная - мы не можем выполнить ее сразу и целиком.
Данному принципу соответствуют следующие инструменты:
- техника «съесть слона»,
- техника «поедание лягушек».
Техника «съесть слона» («нарезать салями», «лестница успеха»).
Техника исходит из того, что за один «присест» невозможно выполнить объемную задачу - «съесть слона целиком». Поэтому, задачу следует разделить на части.
«Слон» - это сложная или объемная работа, выполнить которую означает «съесть слона» - то есть сделать из него «стейки»: разделить большую задачу на части, составить план по их выполнению (1 день - 1 стейк) и постепенно выполнять.
Рисунок 13 - Техника «съесть слона»
2 способа «съесть слона»:
1) постепенное «поедание слона от хобота до хвоста» - то есть от начала и до завершения (например, определение темы выступления, введения, основной части, заключения).
2) Произвольный порядок «поедания слона», начиная с легких, «вкусных» кусочков - методом «швейцарского сыра»: дырки в сыре «прогрызаются» до тех пор, пока ничего кроме дырок не останется (например, если вы знаете идею основной части доклада - то начинаете составлять доклад с этого кусочка).
Данная техника позволяет разделить большую задачу на части и справиться с «кусочками», постепенно продвигаясь к цели и управляя, таким образом, временем.
Автор техники «поедание лягушек» - Брайн Трейси, бизнес-тренер - подойдет для повышения эффективности распределения времени [26].
«Лягушки» - это неприятные и сложные задачи, дела, которые нас напрягают, раздражают, то есть у нас нет мотивации для их выполнения. |
Такие «дела-лягушки» надо выполнить с утра, чтобы освободиться от того, что тяготит, разгрузить мозг и создать хорошее настроение на весь день от ощущения выполненного.
Б. Трейси считает, что такую «противную лягушку» надо съедать каждое утро.
4. Принцип фиксации.
После того, как вы запланировали задачи, расставили приоритеты и разбили сложные задачи на элементы - можно приступать к работе.
Фиксация необходима для выстраивания баланса между работой и отдыхом. Нужно делать перерывы. Мы не роботы трудиться 24 / 7.
— Принцип фиксации отвечает на вопросы:
- как учитывать время?
- как узнать цену времени?
- как избежать выгорания?
Данному принципу соответствуют следующие инструменты:
- метод помидора,
- метод канбан.
Технику осознания времени предложил Франческо Чирилло [29]. В качестве таймера сознания и фиксации времени
он использовал помидорки. Первоначально у Чирилло в форме помидора был кухонный будильник для того, чтобы побороть отвлекающие факторы и достичь цели за отведенное на задачу время, фиксировать время, чтобы ничего не отвлекало.
|
— Алгоритм работы по методу помидора:
- 1 помидор - это 25 минут работы и 5 минут перерыва;
- после 4-ёх помидорок надо сделать большой перерыв - 15-30 минут.
Канбан - японский метод повышения продуктивности, реализующий [4]:
- принцип «точно в срок» при разделении рабочего процесса по этапам: «сделать», «в работе», «готово»,
- равномерное распределение нагрузки между работниками,
- прозрачность рабочего процесса.
— Фиксация по японскому методу Канбан:
- каждая задача записывается на стикер;
- стикеры распределяются на доске - можно на виртуальной;
- задачи распределяются по этапам: что сделать? что в работе? что сделано? Это позволит быстро увидеть, на каком этапе решения мы находимся;
- как только задача выполнена - стикер передвигают из одного сектора в другой.
Рисунок 14 - Канбан-доска
Таким образом, для канбан характерны прозрачность (видно, кто и над какой задачей работает, ошибки в работе), гибкое планирование, мобильное выявление проблемных мест. Вместе с тем, внедрение канбан не предназначено для долгосрочного планирования, эффективность снижается, если в команде больше 5 человек.
Поскольку мы живем в цифровом мире, в нашем распоряжении - его инструменты. Можно воспользоваться приложениями для управления временем:
1) Focus To-Do: таймер Pomodoro и таск-менеджер.
2) Forest — таймер для телефона: на экране растет дерево, пока вы не трогаете свой
смартфон, при разблокировке в неположенное время дерево погибает.
3) Todoist — планировщик, можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
4) Singularity App — таск-менеджер, добавление задач напрямую из электронной почты (gmail).
5) Loop: трекер привычек. И другие приложения.
ВОПРОСЫ НА ЗАКРЕПЛЕНИЕ МАТЕРИАЛА ПО ТЕМЕ И ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ
Вопросы на закрепление материала:
В чем значение расстановки приоритетов для персонального менеджмента?
2. В чем значение управления временем для персонального менеджмента?
3. Почему при управлении временем необходимо исходить из конкретных требований к рабочему времени и режиму рабочего времени сотрудника?
4. Каково значение тайм-менеджмента (управления временем) для персонального менеджмента?
5. Каковы основные принципы управления временем, в чем их сущность и взаимосвязь?
Практические задания:
1. В соответствии с каждым из принципов
(планирование, расстановка приоритетов, структурирование, фиксация) приведите пример применения одного из инструментов управления временем к вашей ситуации персонального менеджмента (на выбор студента).
Источник: Иванова, О. Э. Самоменеджмент: учебное пособие/ О. Э. Иванова, П. Г. Рябчук. - Челябинск: Изд-во ЗАО «Библиотека А. Миллера», 2022. - 121 с.
Уважаемые пользователи и посетители сайта! Спасибо за то, что вы присылаете материал на сайт «Ваш психолог. Работа психолога в школе» по адресу sait.vashpsixolog собачка mail.ru Убедительная просьба, обязательно указывайте автора или источник материала. На многих материалах авторство потеряно, и, если вы, являетесь автором одного из них, пришлите письмо с точной ссылкой на материал. Если на ваше письмо, вы не получили ответ, напишите еще раз, т.к. письма иногда попадают в спам и не доходят. Смотрите внимательно: авторство или источник указываются, чаще всего, в конце материала (если материал разбит на страницы, то на последней). С уважением, администрация. |