Ваш психолог. Работа психолога в школе.

Делопроизводство социально-педагогической
и психологической службы учреждения образования

Делопроизводством называется система документирования. Процесс ведения документации важен для всех и особенно для начинающих специалистов службы.
Ведение документации – одна из основных форм организации деятельности специалистов СППС.
Система документирования включает в себя:
- создание документов;
- работу с ними;
- хранение.

Задачи, решаемые делопроизводством в работе СППС:
- накопление информации;
- фиксация процесса оказания помощи;
- укрепление и координация сотрудничества с другими специалистами, ведомствами;
- передача информации на все уровни исполнения;
- обобщение результатов;
- систематизация информации.
Документы могут быть представлены разным образом, в виде:
- повествовательного изложения проблемы со слов клиента или других участников взаимодействия (субъективная информация);
- повествовательного описания с элементами анализа, обобщения, предварительных выводов, сделанных в связи с оценками обслуживания, поведения сторон, подходов к процессу оказания помощи официальных лиц и организаций (аналитическая информация);
- результатов тестирования, анкетирования, всевозможных справок, свидетельств (объективная информация);
- планов и программ действия, протоколов, заявленных обязательств, характеристик, доверенностей, составленных по определенной форме (деловая тактическая информация);
- отчетной продукции (о проделанной работе, о получении денежных сумм и пр.), выводов комиссий, актов обследования и др. (фиксирующая результаты информация).

Виды работ по делопроизводству
1. Составление основных служебных документов и оформление их (знать реквизиты документов, правильное их написание; реквизиты – это обязательные элементы формуляра документов, предписываемые законом или установленные практическим путём; документ, не имеющий тех или иных реквизитов, рассматривается как брак).
2. Владение машинописью и компьютером для написания служебного документа (самостоятельно или под диктовку) на пишущей машинке, компьютере, в случае владения стенографией, стенографическую запись документа затем оформить в виде машинописного документа.
3. Использование таких средств записи и фиксирования, как диктофон, магнитофон, видеокамера, фотоаппарат.
4. Работа с письмами, жалобами, заявлениями и другими документами.
5. Контроль работы по исполнению документов (знать порядок исполнения документов, кем и как они должны исполняться).
6. Копирование и размножение документов (знать основные способы и средства копирования и размножения документов; знать, как и кем копии документов должны быть юридически грамотно удостоверены).
Документ может быть представлен в виде оригинала или копии. Оригинал – единственный, обычно первый, экземпляр документа; с него можно снять копии – одну или несколько. Копия – это воспроизведение оригинала (копию части документа называют выпиской; копию отосланного документа называют отпуском; копию, призванную заменить оригинал и имеющую юридическую силу оригинала, называют дубликатом; дубликат может выдать только учреждение, которое выдало оригинал). Различают копии нотариальные и простые. Нотариальную копию заверяет нотариус – официальное должностное лицо нотариальной конторы; простую копию заверяют должностные лица того учреждения, в котором была создана данная копия; могут быть и незаверенные копии, обычно это ксерокопии или фотокопии.
7. Правильное и аккуратное ведение регистрационных записей (регистрация – это учёт документов; регистрация – одно из средств контроля исполнения документов; необходимо знать достоинства и недостатки различных способов регистрации документов, чтобы документы легко было найти, чтобы они не затерялись).
8. Составление собственной номенклатуры дел, пользование классификаторами (правильно группировать документы, объединять их в дела, затем в группы дел; классифицировать).
9. Правильное хранение документов (архив – это хранение исполненных документов; возникает сначала в делопроизводстве, затем документы передаются на хранение в архив учреждения; закладываются основы правильного архива в процессе работы с документами).
10. Правильное определение сроков хранения документов в архиве (сроки хранения документов определяются в зависимости от их значения и ценности, для этого проводится их оценка или экспертиза с опорой на специальные справочники; необходимо уметь относить документы к установленным справочниками срокам хранения).
Обычно в делопроизводстве документы хранятся сроком один год, в архиве кабинета СППС – до трёх лет, в архиве учреждения – до пяти лет, далее – согласно срокам, установленным справочниками по делопроизводству.
Работа по документированию вносится специалистами СППС в ежедневный (недельный) план работы, осознаётся и учитывается при формировании других планов и программ деятельности. Для её осуществления отводится рабочее время в том количестве, которого требует профессиональный опыт специалистов, но без ущерба для других видов социально-педагогической и психологической работы.
Аккуратное и грамотное ведение делопроизводства усиливает профессиональную успешность специалистов СППС и делает их менее уязвимыми при различных проверках и отчётах.
Делопроизводство специалистов СППС складывается из:
1) нормативных правовых актов, регулирующих деятельность социального педагога и психолога, СППС и учреждения образования;
2) общего планирования деятельности специалистов и СППС;
3) отчётов о проделанной работе за тот или иной период;
4) протоколов различных заседаний, совещаний, советов, встреч и т.д.;
5) документов из переписки с учреждениями;
6) договоров, актов обследования, соглашений;
7) записей в книгах регистрации (звонков по телефону доверия, обращений за помощью, консультаций и т.д.), учёта работы специалиста;
8) результатов исследований района, учреждения, семьи;
9) характеристик подопечных, личных дел несовершеннолетних, состоящих на учёте и т.д.

Источник: Организация деятельности социально-педагогической и психологической службы: методические рекомендации. – Витебск: УО «ВОГ ИПК и ПРР и СО», 2006. – 376 с.